Ce este TS HQ. Platforma internă Takeovers Studios — hub creativ de evenimente în București. Tot ce introduci se salvează automat pe server (fără buton de salvare) și are backup zilnic în Drive.
Primii pași (cont nou). Primești o invitație pe email de la admin → deschizi linkul personal → te loghezi cu emailul tău → prima autentificare îți setează parola (min. 8 caractere).
Rental. Rezervările de spațiu: „Rental nou" deschide formularul (client, tip activitate, costuri în EUR fără TVA — convertite automat la cursul BNR al zilei, cu TVA 21% / 11% catering; bar și catering se calculează persoane × cost/pers.). Statusuri: ofertat → confirmat → finalizat (sau refuzat). Tabelul e istoric complet, cu total, numerotarea confirmatelor și filtre pe status/tip/lună. Coloana Teams arată cine e delegat pe proiect.
Calendar. Toate activitățile, cu filtre colorate (Rental, Own Events, Meeting, Prospectare, Planning SoMe, Campanii, Eveniment — al clienților, Task — din Teams, Leads — follow-up-uri CRM). Poți pune asignee pe orice intrare, iar tipul „Task" creează direct un task în Teams. Click pe o zi → adaugi rapid; fiecare intrare arată cine a adăugat-o. Totul se sincronizează în calendarul Google „TS Calendar" (doar din platformă spre Google).
Own Events. Creezi un concept (nume, periodicitate, buget, tip propriu/parteneriat/combo), apoi adaugi ediții din cardul conceptului. Eveniment propriu ≠ rental: încasăm bilete și bar. Când o ediție trece pe „Done", completezi rezultatele reale — bilete vândute × preț (netul se calculează automat: TVA 21% inclus + DITL 2% + Timbrul Muzical UCMR 5% + UCMR-ADA 5% + comision ticketing, implicit 3,5%), încasări bar brut (net = fără TVA) și alte încasări. P&L-ul real apare per ediție în tabel, per concept pe card și curge automat în Financiar (bilete/bar/taxe defalcate, pe firma aleasă).
Bar Menu. „Produse Meniu" = rețetarul cu costuri (poți adăuga/edita/șterge produse). Din el compui Meniu Event A/B și Coffee Break: alegi produse, cantități per persoană sau totale → cost automat pe persoană + marja față de prețul ofertat clientului. Calculele pleacă din costul de producție. Tot aici: 📦 Inventar Marfă — stocul barului pe produse (legate LIVE de rețetar la cost sau custom), praguri de reaprovizionare (⚠ roșu sub prag), valoare pe categorie și totală, „🔄 Inventariere nouă" (numeri, platforma îți arată diferențele scriptic vs faptic și actualizează stocul), istoric cu toate inventarierile, export Excel + raportul fiecărei inventarieri salvat automat în Drive.
Calc. Oferte. Simulator: completezi serviciile → vezi instant net EUR, TVA și total RON (+ per persoană). Salvezi oferta sau o trimiți direct în Rental cu status „ofertat".
CRM. Baza de clienți + pipeline de lead-uri: statusuri (Lead Nou → Ofertă trimisă → Vizionare → Hot Lead → Contract trimis → Contract semnat + avans), responsabil (asignee), tip eveniment, follow-up cu dată și oră (apare în Calendar la „Leads"), fișiere atașate pe lead. La „Contract semnat" platforma îți propune crearea rezervării în Rental — de unde intră automat în calendar și în Financiar. Crește și automat din bifele CRM din Rental / Own Events.
Parteneri · Furnizori · Legal. Parteneri: brand, companie, perioadă contractuală, fee (one time/lunar/anual ± TVA), cu sortare și total. Furnizori: pagini pe categorii; Achiziția are listele de prețuri (OLD TEAM ×3, CARLSROM, HELLENIC, FRESH, CRAFT ICE); Media & Personal au formulare cu preț, rating, pro/contra, portofoliu. Legal: contractele pe 8 categorii, urcate direct în Drive + „Generează contract din model" — completezi câmpurile pe modelele oficiale (închiriere WC, proces-verbal predare, prestări servicii WH, fiecare în variantă PF/PJ) → PDF descărcat + salvat în Drive + trimis pe email.
Teams. Task-uri asignate pe PERSOANĂ (sau pe rol, ca fallback), cu deadline, subtask-uri bifabile, fișiere atașate și legare de proiecte. Task-urile cu deadline apar și în Calendar. „Ale mele" = ce e asignat ție + ce e pe rolul tău. Asignarea trimite email persoanei.
Asistent AI ✨ (butonul din dreapta-jos): întreabă orice despre datele platformei sau despre cum funcționează un modul — răspunde pe datele reale, cu motor Gemini sau Claude.
Dashboard. Perspectiva de ansamblu, în ordinea priorităților: Financiar (venit + rezultat pe luna curentă — doar rolurile cu acces), Rental (pipeline confirmat + oferte), Calendar (următoarele 7 zile), Own Events (următoarea ediție + P&L anual), Calc. Oferte (în așteptare + conversie), Teams (task-urile tale + depășite), CRM și Marketing. Fiecare card e o scurtătură — click și ajungi în modul.
Notificări email. Primești email doar pentru ce te privește: schimbări de status Rental (dacă ești în echipa alocată / PM Main / Admin), Own Events confirmate (Marketing + PM + Admin), task-uri noi pe rolul tău, deadline-uri în 48h și un digest luni dimineața cu săptămâna ta. Adminul le poate porni/opri pe fiecare din Admin Panel → Notificări email.
Scurtături. ⌘K Command Menu · [ restrânge sidebar · click-dreapta pe rândurile Rental → meniu contextual.
Financiar · Facturare live. P&L realizat pe lună/an și pe firmă, Mișcări, Pe tip eveniment, Sezonalitate — plus tab-ul „Facturare live": facturile emise pe seriile TS, citite direct din SmartBill (Wealth House) și Oblio (Wealth Coffeeshop), cu facturat / încasat / de încasat. Acces: Admin + rolurile setate de admin.
Manual v6 · 26 iul 2026 (+ Inventar Marfă) — se actualizează la fiecare modificare majoră a platformei.